中科院寒旱所关于印发《中国科学院寒区旱区环境与工程研究所会议费管理暂行办法》的通知
所属各单位：
为进一步加强和规范我所会议管理，改进会风，精简会议，现将所长办公会审议通过的《中国科学院寒旱所会议费管理办法》印发给你们，请遵照执行。
中科院寒旱所
2014年2月27日
中国科学院寒区旱区环境与工程研究所
会议费管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范本所会议管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2013〕286号）和《中国科学院机关会议管理办法》，并结合单位实际，制定本办法。
第二条 会议经费由本所（含所属各类机构、项目、课题）管理的会议分类、审批、执行和会议费管理等，适用本办法。
第三条 会议按照厉行节约、务实高效、安全规范的原则，实行分类管理、分级审批。
第四条 办公室是会议归口管理部门，负责制定或修订会议管理办法，会议计划管理，会议费开支审核及报销，会议公示及执行情况分析报告等；计划财务处负责会议费预算管理；监察审计室会同财务处、办公室负责监督检查会议费管理和使用情况。
第二章 会议的分类与标准
第五条 会议分为四类。
一类会议。是指按照国家相关法规制度，需经国务院批准召开的、由本所承办的重要会议。
二类会议。是指以院名义召开的，由本所承办，要求院属各单位党政负责同志参加的会议。
三类会议。是指由本单位所属各机构、项目课题会议组织召开、涉及其主要业务且覆盖面较广，要求院属相关单位或本业务系统范围内的有关人员参加的会议。
四类会议。是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议，由本所审批、主办的（包括项目、课题主办）会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会等。
本单位所属各机构、项目课题一、二、三、四类会议分别参照《中央和国家机关会议费管理办法》中规定的一、二、三、四类会议标准执行。
第六条 会议天数
一类会议会期按照批准文件，根据工作需要从严控制；二、三、四类会议会期均不得超过2天；传达、布置类会议会期不得超过1天。
会议报到和离开时间，一、二、三类会议合计不得超过2天，四类会议合计不得超过1天。
第七条 会议人数
一类会议参会人员按照批准文件，根据会议性质和主要内容确定，严格限定会议代表和工作人员数量。
二类会议参会人员不得超过300人，其中，工作人员控制在会议代表人数的15%以内。
三类会议参会人员不得超过150人，其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
四类会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人。
第八条 会议地点
不能够采用电视电话、网络视频召开的会议实行定点管理。会议应当到定点饭店召开，按照协议价格结算费用。未纳入定点范围，价格低于会议综合定额标准的系统内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心，可优先作为会议场所。
二、三、四类会议应当在四星级以下（含四星）定点饭店召开。
参会人员在50人以内且无外地代表的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。
参会人员以在兰州市单位为主的会议不得到兰外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第九条 非涉密会议，特别是传达、布置类会议应充分利用视频会议系统召开，降低会议成本，提高会议效率。
第三章 会议的申报和审批
第十条 本单位所属各机构、项目课题会议按以下程序和要求进行申报和审批：
一类会议。一般不涉及本单位申报、审批。
二类会议。一般不涉及本单位申报、审批。
三类会议。本单位建立会议计划编报和审批制度，各所属机构及项目课题于每年10月20日前将下一年度会议计划报年度会议计划（包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等）报研究所办公室汇总，报经研究所领导办公会或研究所党委会审批后纳入研究所下一年度会议计划，在下年执行。
四类会议由分管所领导审核并报研究所所长审批，批准后执行，于每年10月20日前并列入单位下一年度会议计划。
会议申报应包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等内容。
附《中科院寒旱所会议审批单》
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会议名称：
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申请部门：
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会议召开理由及主要内容（可附申请报告）：
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会议地点：
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会议时间：
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代表人数：
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经费列支渠道及预算金额：
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工作人员人数：
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申请部门领导签字：
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分管所长审批意见及签字：
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研究所所长审批意见及签字：
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第十一条 本单位所属各机构、项目课题须严格执行会议计划，原则上不得召开计划外会议。确因工作需要临时召开会议的，应由主办机构、项目课题至少于会议召开前7个工作日提出申请，由分管所领导审核并报主要研究所所长批准后纳入本年年度会议计划。
第十二条 办公室负责将经批准后的下一年度非涉密会议计划汇总形成年度会议计划，并于每年年底前发布执行。
第四章 会议费管理
第十三条 本单位所属各机构、项目课题严格会议费预算管理，控制会议费预算规模。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。会议费应纳入部门预算，并单独列示。
第十四条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。
第十五条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
本单位所属各机构、项目课题应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场（含视频会议的分会场）一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第十六条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。
会议费综合定额标准如下：
单位：元/人天
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会议类别
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住宿费
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伙食费
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其他费用
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合 计
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一类会议
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400
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150
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110
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660
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二类会议
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300
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150
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100
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550
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三、四类会议
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240
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130
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80
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450
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综合定额标准是会议费开支的上限，本单位所属各机构、项目课题会议应在综合定额标准以内结算报销。
第十七条 一类会议费在部门专项会议经费中列支，二、三、四类会议费原则上在部门、项目课题会议费或专项经费中列支。
第十八条 本单位所属各机构、项目课题应在会议结束后30个工作日内办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、加盖部门公章的定点饭店政府采购单等原始单据。对未列入年度会议计划，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
第十九条 各类会议的经费开支必须由两名或两名以上的工作人员共同经办，各部门综合处对会议开支审核验证进行管理和监督。一类会议须有专职财会人员担任会议会计。
会议主办部门的审批责任人、项目课题负责人必须对会议经费支出和报销单据真实性、合规性进行审核并签字，财务部门据此办理报销手续。
第二十条 本单位所属各机构、项目课题会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第五章 会议的安全与保密
第二十一条 凡100人以下的会议，由主办部门、项目课题根据参会人数、会场条件等因素，制定安全预案。100人（含100人）以上的会议，由主办部门、项目课题制定安全预案，指定专人负责安全保卫工作，并于会议召开前10个工作日将安全预案报办公室备案。
第二十二条 举办涉密会议，应按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部门、项目课题制定保密工作方案，明确专人负责；严格落实涉密会议有关规定，防止失、泄密事件发生。
涉密会议不得采用电视电话、网络视频等手段召开；会议地点要选择符合安全保密要求的场所，不得在涉外宾馆、饭店召开；严格控制参会人员范围和数量，防止无关人员参加会议，并确定会议内容的传达范围；加强会议安全保密的技术防范措施，对会议内容是否可以记录、录音、录像等事先作出规定并予以申明；严格管理文件资料、计算机等会议涉密载体，指定专人负责登记、发放和保管；会议结束后，及时进行清场检查；会议内容未经保密审查的，不得对外发布，不得接受任何形式的公开采访。
第六章 会议费公示和年度报告制度
第二十三条 办公室负责于每年3月15日前，将上年度非涉密会议计划执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）在研究所工作平台进行公示。
第二十四条 办公室负责于每年3月底前，将上年度非涉密会议计划和执行情况汇总后报院办公厅。
第七章 监督检查和责任追究
第二十五条 监察审计部门会同财务处、办公室对本单位所属各机构、项目课题会议管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：会议费开支范围和开支标准是否符合规定；会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；是否向其他单位转嫁、摊派会议费；会议费管理和使用的其他情况。
第二十六条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门、项目课题相关人员的责任：
（一）计划外召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的，由监察审计室会同财务处、办公室等部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，报请有关部门按规定给予行政处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。
中科院寒旱所
2014年2月27日
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