|
中科院寒旱所关于修订《中国科学院寒区旱区环境与工程研究所财务报销管理规定》的通知
所属各单位：
为进一步规范我所各项费用支出以及日常报销业务活动，完善相关流程，特制订本规定。
一、 各类报销单填制内容及附件要求
（一）野外考察：
1.考察期间认定：按照《中科院寒旱所野外考察差旅费用开支规定》，以往返交通票据日期确定出发、返程时间。
2.野外考察补助标准依据：按照《中科院寒旱所野外考察差旅费用开支规定》选择补助标准，研究所各类流动人员参照实行本规定，流动人员身份认定按研究所相关规定办理。
3.野外考察报销及所附凭证要求：
（1）野外考察报销单：依据项目课题任务书及考察实际情况，在ARP系统中如实填写野外考察目的地、考察内容、人员名单，依据《中科院寒旱所野外考察差旅费用开支规定》填写补助标准。
（2）交通票据:飞机票、火车票、租车费、客运汽车票、汽油票、过路费票等。
（3）住宿票据：考察地点与途经地点住宿发票。
（4） 下列票据需在ARP中另行选择填列相关种类报销单：
野外场地租用费、野外施工费用、车辆保养维修费、数据处理费、招待费、办公费、材料费、劳务费、运输费、燃料费、电话通讯费、医疗费、野外用药品发票、少量饮用水费、租用牛马等费用报销。
（5）野外工作期间相关费用不能取得正规发票时，应按如下说明办理报销手续：
A一般性业务，必需同时提供以下要件。
a提供情况说明书。实事求是对“不能取得正式票据”的原因、涉及金额等要素做详细说明，说明书应有同行人员证明、项目负责人或研究室主任审批；b野外原始证明。尽可能保留野外原始证明，如业务对方签字收条、收据、简要合同协议书、现场照片、对方身份证明、联络方式等；c补办正式税务发票。尽可能在事发区域（如县城所在地）税务部门申请补办正式发票，如条件不允许，必需在返回后在兰州市补开正式发票。
B几类特殊业务的具体要件。
a野外租车：除A中所列要件外，同时提供合同协议书(5000元以上（包括5000元）)需要与提供车辆的出租方签署租车协议或合同)、所雇用司机驾驶证复印件、行车证复印件、身份复印件等，如对方为私人（个体户），应同时提供相关车辆保险凭证；
b野外劳务费：除A中所列要件外，提供劳务合同协议书（人事备案）、对方签字收条（或劳务资金领取签字表）、劳务对象身份证复印件、联络方式等，雇用期较长的(三个月以上），按本所人事部门规定登记备案；
c野外租用牛马等费用：除A中所列要件外，需要填制野外考察租用牲畜表加盖当地乡镇政府公章或提供其它直接证明。
d野外小型施工（单项5万元以下）：除A中所列要件外，尽可能按研究所相关维修改造、基本建设管理规定的要求，完成“招标、签订合同协议、采购、施工、验收”等必要环节的程序，完整保留各环节的施工图纸、结算决算表、验收单等技术、管理资料。如施工方为无资质的个人或施工队，在说明书中重点说明原因。
（6）同一次野外考察填列的各类报销单应同时报销，以使整个考察费用情况得以体现，各票据之间可以相互印证。
（二） 城市差费
1.出差期间：按照《中科院寒旱所国内城市差旅费管理规定》，以交通票据起止日确定。
2.城市出差补助标准。
伙食补助：按照《中科院寒旱所国内城市差旅费管理规定》标准执行。
住宿标准：按照《中科院寒旱所国内城市差旅费管理规定》标准执行。
市内交通标准，按《中科院寒旱所城市出差差旅费管理暂行办法》标准执行。
3.城市出差报销所附凭证要求：
（1） 交通票：飞机票、火车票、客运汽车票、汽油票（路途中发生）、过路费票等。
（2）住宿票： 目的地住宿正式发票。
（3）下列票据需在ARP中另行选择填列相关种类报销单：
会议费票据凭证（需附会议通知的相关文件或邮件）、目的地市内交通费发票、电话费发票、邮寄费发票，办公用品发票及其它杂费发票等。
（4）同一次出差填列的各类报销单应同时报销，以使整个差旅费用情况得以体现，各票据之间可以相互印证。
（5）城市出差期间发生各项费用应取得正式发票及相关票据凭证以备报销，相关费用尽可能运用公务卡或通过银行转帐方式支付结算，并保留支付结算票据。
（三）办公费：报销附件主要包括办公用品类发票，500元以上（包括500元）需要另附发票开具单位购置清单并盖章。
（四）印刷费：报销附件包括印刷业发票，3000元以上需签订合同。
（五）邮电费：报销附件包括邮寄费、电话费发票。
（六）租车费：报销附件包括运输业专用发票，所雇用司机驾驶证复印件、行车证复印件、身份复印件等，如对方为私人（个体户），应同时提供相关车辆保险，5000元以上（包括5000元）需要与提供车辆的单位或个人签署租车协议或合同。
（七）分析测试费：报销附件包括服务行业专用发票、分析测试报告（结果）复印件。3000元以上（包括3000元）需要签署材料分析协议或合同，3000元以下应列示分析测试清单。
（八） 招待费：严格遵守国家及研究所相关规定，厉行节约，经相关负责人审签，报销附件应包括餐饮票据，报销标准，填写接待清单，接待清单注明招待事由、接待对象的单位、参与人员姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容，禁止在接待费中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用，禁止以举办会议、培训为名列支、转移、隐匿接待费开支。
支付接待费尽可能通过公务卡或银行转账方式结算。
（九）会议费：严格遵守国家及研究所相关会议管理规定及会议费报销标准，报销附件应包括：会议批准文件（或批准函件等）、会议计划、会议预算、会议资料(会议通知、会议日程、参会人员名单) 、参会人员签到表、会议费发票、会议费结算清单等。
会议费可以包含的费用开支：住宿费、伙食费、会议室租金、交通费，文件印刷费、医药费、专家咨询评审费等，组织国际会议需报送相关预算。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。
前款交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
会议代表参加会议发生的城市间交通费，除经审批的特邀代表外，应按照差旅费管理办法的规定回单位报销。
会议费资金支付应以银行转帐或公务卡方式结算，禁止现金方式结算。
（十）评审费：报销附件
（1） 填制评审费发放表
（2） 暂定计算税率5.65%，国家另有规定从其规定。
（3）发放标准按照《中科院寒旱所会议评审咨询费支付标准规定》执行。
（十一）劳务费：报销附件
（1）填制劳务费发放表，相关职能部门签字。
（2）暂定计算税率5.65%，国家另有规定从其规定。
（3）劳务费报销程序、标准应严格遵守本所相关规定。
注：劳务费费开支需严格执行研究所研究生管理、临时工管理规定，相关劳务人员必须在职能部门备案。
（十二） 材料费：报销附件包括野外装备、实验材料、低值易耗品等，需要附件：正式发票、材料清单、材料入库单（在国资处办理入库），金额超过3000元的要附有买卖合同或者协议等要件。
（十三） 固定资产：报销附件
（1）科研、行政仪器设备：
一般设备采购，包括科研专用、通用设备，需要附件:正式发票、政府采购合同、设备采购审批单、固定资产入库单（国资处办理）等。
国外进口设备采购，需要附件:正式发票、政府采购合同、设备采购审批单、固定资产入库单（国资处办理）。
修购项目设备采购，需要附件:立项批复、批复预算、正式发票、政府采购合同、设备采购审批单、固定资产入库单（国资处办理）、验收报告。
设备采购应通过银行转帐方式支付资金。
（2）基建项目：包括正式批复立项的新建房屋及构造物或大规模房屋改造装修等项目及修购专项中的维修改造项目，日常资金支付（包括借款）应附监理及基建主管部门签字同意支付的工程进度表，最终决算时，需要附件：正式发票、批复立项文件、预算批复、基建招标文件、合同、工程预决算书、特殊事项说明、验收报告、工程竣工决算（含固定资产移交表）、审计报告等。
基本建设应通过银行转帐方式支付资金。
（3）家具：需要附件：正式发票、政府采购合同（大批量）、固定资产入库单（国资处办理）等。
家具采购应通过银行转帐方式支付资金。
（十四）图书标本资料资产：报销附件包括正式发票、资产入库单，购买图书标本资料、计算机软件等报销需要研究所图书馆办理资产入库。
大批量图书标本采购应通过银行转帐方式支付资金。
（十五）外协费：需要报销附件包括正式发票（或经费转拨确认表、中央行政事业单位资金往来结算票据）、批复任务书（与外协单位相关部分）、合同协议书。
外协经费支付应通过银行转帐方式支付资金。
（十六）外汇业务：报销需严格执行国家及中科院相关规定，报销附件包括已经审批的出国经费预算、科研处审批单、外汇资金申请单、正式票据、出国（境）任务批件、因公护照（通行证）等（包括行程单、登机牌、签证、签注和出入境记录）复印件及费用开支明细单据，特殊事项说明。
计划财务处严格执行国家规定的临时因公出国（境）费用标准，在批准的出访计划和经费预算内据实核销。对国家没有明确开支标准的国际会议注册费和城市间交通费，按照经费预算，本着节俭办事的原则据实报销。
二、财务报销流程（后附图表）
三、财务报销资金审批权限：
按照《中国科学院寒旱所关于对资金使用权限审批制度的修订》（科寒旱计财字<2006>4号）相关规定办理。
四、 附则
（1）本规定由计划财务处解释。
（2）本规定自发布之日起施行。
*财务报销流程图见附件 |
