中国科学院寒区旱区环境与工程研究所
财务内部控制制度
总 则
第一条 为保证单位资金使用合法合规，提高管理服务效率和效果，计划财务处作为研究所所级会计核算和管理部门，同时作为负责研究所财务目标设定、财务工作规划、财务管理、财务日常工作执行、财务政策宣传的职能部门，根据国家有关法律、行政法规及单位现行《寒旱所财务管理暂行办法》、《寒旱所资金权限使用审批制度》、《寒旱所基本建设财务管理规定》、《寒旱所项目财务管理暂行办法》、《寒旱所财务报销流程管理规定》等制度要求，结合我单位科研、行政管理的特点，按照货币资金流动顺序，制定本制度。
第二条 研究所作为一级核算单位，资金收入全部纳入单位账户统一核算，不得私自另立账户，不得以任何形式形成账外资金。
第一章 经济类合同财务内部控制
第三条 本制度所称经济类合同包括科研项目、购销、建设工程承包、加工承揽、货物运输、供用电、仓储保管、财产租赁、借款、财产保险以及其他经济合同。
第四条 财务处负责对经济类合同签订时约定的金额进行审核，在合同执行过程中对资金使用及收付情况进行监督。经济类合同应采用书面形式。合同签订后需留财务处备案，以备进行资金支付及查账使用。
第五条 科研合同的经费管理
1、科研项目经费收入必须汇入单位基本账户。项目经费到达单位账户后，由财务处通知科研处经费到位情况。科研处根据项目任务书或科研合同出具四联拨款通知书，一联送财务处办理拨款手续，一联科研处备案，一联送项目负责人留存、一联送相关单位会计对账。
2、对于发生的院内经费转拨，收付双方应填制《单位间转拨项目经费确认表》，并有相关责任人签字确认。财务处凭确认表、项目任务书和银行入账或银行汇款通知单，作为登记入账的原始凭证。
3、科研项目经费实行科研项目成本核算，由财务处按照《寒旱所项目财务管理暂行办法》进行管理。财务处应严格执行财务制度，切实保证经费的合理开支。
4、科研项目负责人对科研项目经费的使用必须按照合同规定或预算计划执行。财务处对未按照合同规定或预算要求使用科研经费的资金业务不予办理。重大特殊事项确需支出的，由所务会讨论通过并经单位主管科研的所领导签字批准后，方予以办理。
5、对于项目剩余经费，应按照项目下达单位项目经费管理办法及研究所相关财务管理规定处理。
第六条 其他经济类合同依据《合同法》并遵照本制度有关规定执行。
第二章 货币资金财务内部控制
第七条 本制度所称货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。其财务内部控制主要包括货币资金、报销审核、各种票据及会计档案的财务内部控制。
第八条 实行资金业务的岗位责任制，严格遵循不相容岗位相分离和回避原则：
1、设置双岗办理资金业务，出纳岗位与会计岗位分开设置。不得由一人办理货币资金业务的全过程。
2、出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务等账目的登记工作。
3、办理货币资金业务的会计人员，原则上应2年、最长不超过5年进行岗位轮换。
第九条 建立严格的授权审批制度。审批人应根据《寒旱所资金使用权限审批制度》规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人严格按照审批人的批准意见、审批范围办理货币资金业务。对于审批人超越权限范围审批、经办人越权办理的货币资金业务，财务审核人员、出纳人员应当拒绝办理。
第十条 现金控制
1、现金收支、保管由财务处设置一名专职出纳负责，其他人未经授权不得经管现金，出纳人员应限制他人接触现金。
2、根据国务院颁发的《现金管理暂行条例》规定，结合我单位实际情况，确定单位现金结算限额为3000元。超过现金结算限额的业务必须通过银行办理。
3、现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。备用金视同货币资金管理，严格执行备用金制度，加强备用金管理，及时办理备用金报账、清理业务。严禁占用、挪用备用金。
4、以收费形式收取的资金，必须使用财政部门及税务部门统一印制的收费票据。
5、现金支付业务审批权限按照《寒旱所资金使用权限审批制度》的规定执行。
6、发生现金收支业务必须通过出纳人员办理，未经授权，其他人不得办理相关业务。经过授权的人员只能在授权范围内办理相关业务。
7、出纳人员每日下班前及时进行库存现金盘点，做到日清月结，确保现金账面余额与库存相符。月份终了，必须进行账目核对，现金日记账的余额应与现金总账余额核对相符。
8、严禁单位间相互“拆借”资金。严禁将单位的现金收入以个人储蓄方式存入银行。严禁“白条”抵充库存现金。严禁保留账外现金。
9、支付职工工资、奖金等个人费用应通过银行办理，尽量减少现金支付。用于工资、奖金、补贴、津贴等方面的支出，应按照国家有关政策规定发放。
第十一条 银行存款控制
1、严格按照国家有关规定，加强银行账户管理。按照中国人民银行、财政部规定开设基本账户、专项资金账户，按照账户性质及用途，分类办理存款、取款、贷款和结算、结汇等业务。对上级财政补助收入资金，按规定在银行开设“零余额专户”，严格按照规定用途、支付方式管理和使用。
2、出纳负责每月核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保经未达账项调节后的银行存款账面余额与银行对账单余额一致。
3、超过现金结算限额的货币资金支付业务，必须通过现金支票或银行转账、委托收付、信汇等方式结算办理。对外单位支付的款项，不论金额大小一律通过银行或公务卡方式办理结算，对于现金结算限额以上资金业务不允许个人对外单位先垫付现金后申请报销领款。
4、现金、银行收付业务必须由本单位正式在编职工、学生经手办理，具体如下：
（1）在职人员按照授权办理资金业务，退休、离职时应按规定结清借款及其经手的所有公务资金业务；
（2）在读研究生未冲借款累计不得超过3笔，总额不得超过10万元。毕业时应按规定结清借款及其经手的所有公务资金业务；
（3）离退休人员不再经手办理公务资金业务，确有必要，应经相关部门重新授权，并尽量减少业务次数；
（4）涉及特殊业务如固定资产购置、工程项目等资金业务，必须由在职人员办理。
5、 单位员工因工作需要借用资金，应通过ARP网上报销程序办理，并依照《寒旱所资金使用权限审批制度》相关规定办理审批手续。
6、工作、业务结束后一个月内应及时报销，同一员工未冲借款累计不得超过3笔，对逾期未报销或累计超过三笔未冲销而又无正当理由的，财务处依照规定有权停止其后续相关业务办理，或采取必要、合理的资金保全措施。财务处应及时更新ARP系统数据信息，采取措施提醒员工及时办理报销、还款手续。
7、报销时凭发票、差旅费单据及单位认可的有效报销凭据，经经办人签字，相关部门及领导签字审批，会计人员审核后，到出纳人员处冲抵借款、交领现金。银行存款支付业务审批权限按照《寒旱所资金使用权限审批制度》的规定执行。
8、为确保银行有足够现金支付，涉及10万元以上借款及报销业务，应提前一天通知财务处，以便与银行沟通，做好资金支付准备。
第十二条 报销审核控制
1、研究所各项支出由单位统一支配，不允许存在账外资金收支。
2、具体各类支出的报销审核按照《寒旱所财务报销流程管理规定》执行。
3、野外考察补助标准按照《寒旱所野外考察差旅费用开支规定》执行。
4、城市出差补助标准按照《寒旱所国内城市出差开支规定》执行。
5、所有资金业务的审批权限按照《寒旱所资金使用权限审批制度》执行。
第十三条 支票及印鉴控制
1、所有支票应连续编号，空白支票应存放于安全处并由出纳人员负责保管。有权签署支票的人员不得保管空白支票，支票与财务印鉴由不同人员分开保管。
2、支票领用时由经办人在支票登记簿上签字，不允许任何人领取空白支票。在支票存根上必须写明收款人和金额，并与原始凭证进行核对。
3、收到外单位的转账支票后，应及时送存银行进账，不拖不压。任何有文字或数字更改的支票应予作废。作废支票必须加盖“作废”戳记，防止被他人使用。并且与其它支票存放在一起，按顺序号加以留存。
4、财务专用章应由指定会计人员保管，个人名章应由本人或其授权人员保管，不得由一人保管支付款项所需的全部印鉴。用章必须履行相关审批手续。
第十四条 发票及其他票据控制
1、财务处开具的发票均为经主管税务机关批准使用的且由税务机关统一监制的机打发票，开具后的存根联应按顺序号装订成册。
2、开具课题协作费或经费转拨发票的，应由经办人提供该项目的项目任务书或科研合同，财务处发票管理人员根据项目任务书或科研合同所载明的课题性质、转拨金额、转拨单位名称开具发票。若要求开具发票的对方单位名称或金额与合同中载明的不一致，不应开具发票。合同中约定向第三方支付款项的除外。
3、与无财务隶属关系单位之间发生的往来资金，如与其他科研院所之间、与高校之间发生的科研课题经费等，涉及应税的资金，应使用税务发票；不涉及应税的资金，应凭银行结算凭证入账。
4、取得上级主管部门拨付的资金，形成本单位收入，不再向下级单位转拨的，可凭借银行结算凭证入账；转拨下级单位的，属于暂收代收性质，使用行政事业单位资金往来结算票据。
第十五条 会计档案控制
1、会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料。
2、会计档案管理由财务处及档案室共同管理。3年以内的会计档案由财务处安排专人负责管理。财务处应在每年度终了后，将当年形成的会计档案清理造册，并移交档案室。
3、会计档案原则上只允许财务处内部人员查阅和使用，查阅已归档的会计凭证，应办理查阅登记手续。本单位其他人员或外单位人员需要查阅、借用会计档案，须经财务负责人批准，办理查阅登记手续后，由会计档案管理人员协同查阅。凡经批准查阅会计档案者，应在会计档案存放地点查阅，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换，未经领导批准严禁复印和借出。
第三章 工程项目财务内部控制
第十六条 财务处是主管单位工程项目资金的职能部门，对工程项目的资金活动实施财务管理和监督。财务处须按照国家有关法律、行政法规规定及项目经费预算合理安排和使用项目建设资金、专项维修资金。
第十七条 项目决策及建设控制
1、财务处应参与对工程项目建议书和可行性报告的技术要求、资金来源、采购渠道等进行技术经济分析和评审，出具评审意见。
2、财务处配备专门基建会计人员及出纳人员管理工程项目的财务核算。
3、财务处对各项建设资金的筹集和到位情况进行审查，保证工程项目资金来源的合法性、可靠性。
4、对已经批准工程项目进行变更所引起的合同、经费、预算变更需事先通知财务处，经过财务审查论证，落实资金来源，并经过所务会讨论通过方可实施。变更后的合同应留财务处备案。
第十八条 项目价款支付控制
1、建立严格的工程款、材料设备款及其他费用的支付审批程序，按工程预算使用资金，将实际投资额控制在批准范围内。不得将项目资金用于预算外项目。按规定列支工程管理费。
2、应严格控制工程项目各类款项的支付：
（1）工程预付款应当在建设工程或设备、材料采购合同签订后、施工或者供货单位提交了经财务处认可的履约保证函后，按照合同给定的条件支付；
（2）工程进度款项应严格按建设工程合同规定条款、实际完成的工作量及工程监理情况结算和支付，工程建设期间支付施工单位工程价款总额不能超过合同总价的85％，剩余价款待工程验收后支付；
（3）设备、材料货款按采购合同规定的条件支付；
（4）工程结束后，必须按工程价款结算总额的5％预留工程质量保证金，待工程竣工验收一年后再清算。
3、财务人员在办理价款支付业务过程中发现拟支付价款与合同约定价款支付方式、金额等内容不符，或与工程实际完工情况不符等异常情况，应当及时报告。
4、单位因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的应提供完整的书面文件和其他相关资料。财务人员应对工程变更价款支付业务进行审核。
5、工程项目资金支付审批权限按照《寒旱所资金使用权限审批制度》及《寒旱所基本建设财务管理规定》执行。
第十九条 项目竣工决算控制
1、财务人员应对建设单位提交的竣工结算书进行审核，以审定金额作为工程款结算的依据。
2、建设项目应在竣工后一个月内编制竣工财务决算，确有特殊原因的，可适当延长期限，但最迟不得超过三个月。竣工决算编制的依据：可行性研究报告、初步设计、概算调整及其批准文件、历年投资计划、承包合同、工程验收单、工程结算表、中介机构出具的工程造价审核报告等有关资料。
3、单位应及时组织决算审计，对建设成本、交付使用财产、结余资金等内容进行全面审查。对审计未通过的工程项目，不得组织竣工验收。
4、验收合格的工程项目，由国资处建立交付使用财产明细表，进行入库登记手续，并转增固定资产。未经验收或验收不合格的工程不得交付使用。
第二十条 基建工程内控制度符合本制度要求，并遵照《寒旱所基本建设财务管理规定》执行。
第四章 政府采购财务内部控制
第二十一条 财务处负责对政府采购进行资金控制。对于预算内采购项目，使用部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续，在财务处审核时提供相应的项目任务书和预算说明。研究所匹配经费的使用必须按照预算进行采购支出。对于未按照预算要求使用科研经费的采购业务不予办理。
第二十二条 请购控制
1、使用人提出采购需求，应当填报《资产采购申请表》，明确采购用途、规格、数量、单价、相关要求和标准、到货时间等。由科研处、财务处、国资处审核，并经主管科研的所领导批准签字后，由国资处统一负责设备采购事项。
2、符合规定的零星小额采购，由使用人根据实际需要提出，网上提交固定资产或材料消耗品费借款单或报销单，经部门负责人或课题负责人审批，并经国资处、财务处审核批准后，可自行与供货单位联系，由财务处依据合同向设备供货单位支付价款，不允许个人与供货单位进行价款交易。
第二十三条 验收与付款控制
1、国资处填报固定资产报销单或请款单经单位主管领导审批后提交财务处，具体审批金额权限按照《寒旱所资金使用权限审批制度》的规定执行。同时提交与协议供货商签订的政府采购协议供货合同，作为执行政府采购协议供货制度的原始凭证，供财务审查和入账使用。财务处对发票、运费单、验收单、入库单、供货合同以及其他有关凭证的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核后方可向供应商办理价款结算。
2、对于需要进行安装调试的固定资产，应在合同中约定在安装调试前支付部分款项，待安装调试并试运转正常后支付剩余款项。在支付剩余款项时，应由固定资产使用部门提供价款支付情况说明及资产运行正常的情况说明。财务处依据合同约定及情况说明向供货单位支付余款。
第五章 固定资产财务内部控制
第二十四条 入账价值控制
财务处根据政府采购合同、发票、付款凭证、固定资产入库单等凭据，编制记账凭证，确定固定资产价值。
第二十五条 处置控制
1、对符合报废规定的固定资产，由技术鉴定小组每年进行一次统一处置，处置残值收入上交国库并及时将有关材料报院计划财务局备案。
2、固定资产报废处理后，财务处按照会计制度规定及时注销固定资产的账面价值。固定资产清理费用、处置残值等交财务处进行账务处理。
第六章 对外投资财务内部控制
第二十六条 本制度所称对外投资是指研究所的长期股权投资，主要包括：投资设立新企业、投资入股现有企业、对已投资的企业增资扩股、兼并收购企业、接受赠予的企业股权。
第二十七条 研究所对外投资应有利于本单位科技成果转移转化和规模产业化及本单位后勤社会化改革。
第二十八条 研究所主要以科技成果形成的专利权、非专利技术等无形资产为主进行投资。不得以下列资产进行投资：
1、国家和中科院要求列为国家资本金外的财政资金；
2、上级补助收入；
3、为维持科研事业正常发展和保证科研计划完成的仪器设备、材料等各项资产；
4、科研园区内的土地使用权、房屋产权等；
5、对外融资方式募集的资金。
第二十九条 研究所不得以现金直接进入股市买卖股票。不得以任何形式对任何单位、企业和个人的借贷事项提供担保。不得借款给任何企业。
第三十条 研究所对外投资或转让股权金额账面原值一次超过800万元的，需报告中科院，由中科院上报财政部审批。
第三十一条 研究所对外投资时，必须按单位有关财务会计制度的规定及时入账，正确反映研究所对外投资的情况。
第三十二条 研究所对外投资收益全部纳入单位基本账户统一核算，不得将投资收益以任何形式收归个人或部门。
第七章 附则
第三十三条 本制度由计划财务处解释。
第三十四条 本制度自发布之日起施行。
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