中国科学院寒区旱区环境与工程研究所ARP系统综合财务管理制度（暂行）.doc

中国科学院寒区旱区环境与工程研究所ARP系统综合财务管理制度（暂行）

科寒旱发（2006）15号

总则

根据中国科学院关于ARP系统建设的相关规定，为完善本单位财务工作制度，发挥信息平台在科研财务管理中的作用，提高财务管理水平和会计核算效率，特依据ARP信息平台要求及本单位有关财务管理规定制定本办法。

组织机构设置

第一条         本单位ARP系统综合财务管理工作由所计划财务处负责组织实施，由该部门对综合财务模块及与财务相关外挂模块做相应岗位设置及人员调配。

第二条  本单位财务业务在ARP系统中分为综合财务、基建财务两个财务帐套，每个帐套包括：总账模块、应付模块、现金模块、网上报销模块、预算模块等五个模块，预算模块、基建帐套的网上报销模块、预算模块暂时未启用。

第三条         各财务业务模块配置配置人员应同时具备会计专业知识及计算机操作能力。

第四条   各财务及相关模块业务管理员角色、权限设定由计划财务处统一根据工作需要设置。

第五条         计划财务处在安排分配角色及其权限时应同时考虑考虑会计不相容岗位设置规定，做到系统中财务岗位权责分明，内控有效。

ARP综合财务管理工作业务规定

一：会计科目统一管理

第一条  为了充分发挥ARP系统的功能，计划财务处对会计科目表（以下称“COA”）实行统一管理维护，相关各财务以外各其他业务模块在使用会计科目过程中，如有会计科目需要变更，必须报财务部门批准后统一执行。

第二条  COA由单位段、部门段、科目段、子目段、课题段和备用段六个段值构成。按照统一的规则进行设置。统一的COA不仅可以保证会计信息的一致性和可比性，而且可以增强管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性以及准确性。

第三条 在项目会计模块里维护了课题、课题组、子课题之间的关系后由系统自动生成COA中课题段的信息，对于行政部门的虚拟课题部分由计划财务处统一按照规则在COA中的课题段直接进行维护。

二： 会计凭证录入、审核管理

第一条：为保证会计信息的时效性和真实性，当天发生财务业务数据应在当前工作日或下1个工作日内录入ARP系统，以避免将大量业务累积到月底再进行录入。

第二条：总账凭证是ARP系统最终的记账凭证，分为两种：手工在总账模块录入的凭证，从子模块(应付、网上报销、薪资、资产等模块)导入的凭证。从子模块导入的凭证如需要调整的，为了保证各子模块和总帐模块的一致性，应在各子模块进行调整，重新过帐到总帐模块。

第三条：凭证编号的生成：总帐模块手工录入凭证在第一次存盘时生成，应付模块在创建会计分录时生成，资产和工资在导入到总帐过帐后生成，网上报销分别导入总帐、应付模块，各自生成凭证编号。各模块生成凭证的编号共用一套流水。凭证编号规则：单位（2位）+年月（4位）+流水（5位）。

第四条：手工在总账录入凭证、过账、打印和保管的步骤如下：

录入凭证时，新建一个批或查找到本日的批，并在该批中新建一张凭证（日记账）。批名按照录入人名拼音全名+年月日+流水。

第五条：凭证保存时生成凭证编号，保存后就可以打印凭证，保存后的凭证不允许删除。

第六条：未过帐的凭证系统允许调整，如凭证有修改要将原打印的凭证作废重新打印。

第七条：过帐后的凭证不允许修改，要生成冲红凭证并重新录入新凭证，并打印归档。打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。

第八条：确认当前工作日凭证批的业务已经全部录入到ARP系统后，将该凭证批过账。

第九条：应付模块导入的凭证，在总帐可一直追溯到应付子模块的凭证和原始单据。

第十条：在应付模块中录入发票，发票编号应采用以下原则：员工到财务部门报销的发票，系统内发票编号：每月一套流水号。

第十一条：员工借款的借款单在系统内录入预付款发票，发票编号处可填写核销号利于核销。

第十二条：资产采购报销时，在应付录入资产采购发票，要录入入库单号，便于与资产模块对帐。

第十三条：应付模块创建会计分录后生成凭证编号，与总帐模块手工录入的凭证共用一套流水编号，此时可打印凭证，与过到总帐打印的凭证相同，可做为最后装订归档的凭证。

第十四条：资产模块导入总帐，资产会计月末在资产模块运行日记帐分录导入，在总帐过帐后生成凭证编号，进行打印。

第十五条：薪资模块导入总帐，工资核算会计月末在薪资模块运行导入，在总帐过帐后生成凭证编号，进行打印。

第十六条在ARP系统与原财务系统并行期间，会计凭证、报表与账簿的打印和归档等必须同时进行。

三： 借款、费用报销管理

第一条：网上报销一般业务流程。按网上报销模块业务流程要求，借款、报销人员应由本人在网上办理借款、报销手续，填列、打印借款单、报销单，将分类整理、粘贴好的原始票据及相应借款单、报销单按财务制度交由各自业务主管签字后，提交财务处审核。借款、报销人员从网上接收到财务部门审批同意后的信息，到财务处办理相关付款、冲账手续，如若收到财务部门驳回信息，则按信息出错提示重新填制正确的借款单、报销单，签字后提交财务处再审核。

第二条：各部门（实验室）可以设立报帐员岗位，专门从事该项工作。各部门（实验室）有报帐员岗位的费用报销处理，其具体操作步骤规定如下：

1：各部门（实验室）报账员、收集本部门（实验室）原始费用发票，完成对原始发票的整理、审核、计算、粘贴等工作。

2：报账员在完成ARP系统的录入之后，应立即将原始单据送交财务部门。

3：财务部门会计人员运行程序将费用报表生成发票，根据费用报销原始单据审核生成的发票。

第三条    各部门（实验室）无报账员岗位的，由借款人、报销人本人按第一条所示步骤办理相关手续，财务处负责程序性指导。

第四条   借款人、报销人应尽可能本人登录办理本人借款及报销业务，确需委托他人办理业务的，按网上报销模块程序委托代理借款要求步骤进行。

第五条   本单位不允许办理金额未知的借款业务。

第六条   一般情况下，月底最后两天不办理借款、报销业务。

                    四：固定资产报销管理

第一条：本单位日常固定资产报销原则上在ARP系统运行正常后应通过网上报销模块进行。

第二条：报销人需要登录进入网上报销模块—固定资产报销业务下填列详细的所报销资产信息。

第三条：报销人需要打印固定资产报销单、入库领用单（三联）后首先提交资产部门审批。

第四条：资产转固人员对资产业务进行审批，填写入库单号及资产标签号。

第五条：系统检验资产入库单号、资产标签号的唯一性。

第六条：系统检验资产启用日期是否在资产打开期间内。

第七条：资产转固人员审核通过后系统提交报销数据至财务处进行财务审核。

第八条：财务审核通过后方可进行资产的转固处理，将资产数据与ARP资产模块进行交互。

五： 系统月底关账的规定

第一条：月末关闭会计期间由总账超级用户负责，关账时间应遵守关账时间表。

第二条：财务处负责执行薪资模块、应付模块、总账模块的具体关账工作。具体的关账顺序与执行步骤如下：

应付模块关账

1：会计人员在每月29日之前将本期发生的业务及时录入ARP系统；

2：会计人员运行相关过账程序，将应付模块期末尚未导入总账的业务信息导入总账形成会计凭证；

3：应付会计运行应付月末关账检查报表，确认无误后，每月30日关闭应付会计期。

科研项目会计关账

科研项目会计每月28日关闭项目会计模块会计期。

固定资产模块

1：固定资产报销入库业务应于每月25日之前完成。

2：每月26—28日检查本月是否还有未完成的资产增加、调拨、调整、处置等工作，并完成资产、财务对账工作。

3：每月28日关闭本月期间的同时，系统自动打开下一个资产期间。

  总账模块关账

1：会计人员在“日记账过账”界面对本期未过账的凭证进行过账；

2：会计人员提交“试算平衡表”，审核账户余额是否平衡，特别注意系统中转科目的余额应结清为零；

3：会计人员审核并打印“资产负债表”、“损益表”等；

4：会计人员在每月30日关闭总账会计期间。

关闭会计期顺序表:

六： 报表日常管理工作

第一条：财务报表体系统一由计划财务处管理。

第二条：ARP系统中财务报表和财务账簿的打印格式及内容由计划财务处集中管理和维护。

第三条：计划财务处根据《关于会计基础工作规范化的相关文件》的要求，进行会计报表的定期打印和归档工作。

七： ARP系统各模块处理业务总结

第一条：在总账模块处理的业务包括：

1：提现、存现

2：各项收入

3：不涉及供应商、员工及固定资产报销的其它各类支出

4：各部门、课题、子课题之间的资金转账

5：在其他子模块不做处理的其他业务

6：月末对帐、通知关闭会计期间

第二条：在应付模块处理的业务包括：

1：固定资产采购的发票审核、报销业务、付款业务。

2：员工借款

3：员工报销冲借款

4：中科院内部所之间的资金调拨业务

5：涉及供应商、员工的暂存业务暂存

6：月末与固定资产模块管理人员负责对帐

第三条：有关固定资产处置的财务业务包括：

1：资产增加的费用报销，由应付模块管理人员完成

2：资产调整的帐务处理，由应付模块管理人员完成

3：资产处置的帐务处理，由应付模块管理人员完成

第四条：在薪资模块处理的财务业务包括：

1：成本分摊及其日常维护

2：工资发放

第五条： 在网上报销模块处理的业务包括：

1：员工借款

2：员工直接报销付款

3：员工报销冲销通过网上报销模块形成的借款业务

                            总结

一：  本规定为本单位ARP综合财务系统业务实施的暂行规定，不能满足需要之处将增加、调整

二：   该制度由计划财务处负责解释

                                             2006年6月